A chegada de um novo ano é a oportunidade ideal para revisar os desafios enfrentados no ano anterior e planejar melhorias no Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) para 2025.
Entre os maiores obstáculos para a eficiência do SGQ, o retrabalho se destaca como um dos mais onerosos.
Ele consome tempo, desperdiça recursos e compromete a fluidez dos processos. Para se ter uma ideia, pesquisas indicam que o retrabalho pode representar até 30% dos custos de produção das empresas.
Outro estudo realizado pela McKinsey & Company, sobre boas práticas de qualidade, mostrou que uma indústria multinacional conseguiu reduzir seus gastos em cerca de 30%. Isso aconteceu ao minimizar reclamações, desperdícios e retrabalhos.
Esse resultado mostra que identificar e corrigir processos que não funcionam reduz custos. Isso também melhora a eficiência e a lucratividade do negócio.
Pensando nisso, preparamos um checklist prático para ajudá-lo a eliminar o retrabalho no SGQ, abordando suas principais causas e soluções.
O que você vai encontrar:
- Treinamento e Capacitação do SGQ
- Padronização de Processos do SGQ
- Automação de Tarefas
- Centralização da Informação
- Comunicação Eficiente
- Gestão de Riscos e Não Conformidades
- Monitoramento e Melhoria Contínua
- Treinamento e Capacitação do SGQ A capacitação inadequada dos colaboradores é uma das principais fontes de retrabalho em um SGQ.
A ausência de treinamento sobre normas, processos e políticas corporativas compromete a execução correta das atividades, gerando inconsistências que precisam ser corrigidas posteriormente.
Para enfrentar esse desafio, é fundamental adotar um plano estruturado de treinamento que inclua:
- Mapeamento de competências: identifique as lacunas de conhecimento e habilidades da equipe.
- Planejamento de treinamentos específicos: desenvolva programas alinhados às normas e processos internos.
- Reciclagens periódicas: reforce conhecimentos essenciais para garantir a aplicação contínua das melhores práticas.
- Monitoramento de eficácia: avalie se os treinamentos estão sendo traduzidos em melhorias práticas.
A Gesqual pode ajudar com isso. Somos especializados em capacitação completa, indicada para organizações que buscam estruturar ou aprimorar seu SGQ conforme os padrões da ISO 9001.
Fornecemos treinamentos técnicos e suporte contínuo, promovendo o desenvolvimento da equipe e reduzindo a incidência de erros operacionais.
- Padronização de Processos do SGQ A ausência de padronização nos processos é uma das principais causas de erros e retrabalho.
Quando as atividades são feitas de maneira inconsistente, a qualidade dos resultados é afetada. A organização passa a ter dificuldades para manter um bom desempenho.
Para alcançar a padronização, recomenda-se:
- Documentar todos os fluxos de trabalho, procedimentos e instruções operacionais.
- Desenvolver checklists detalhados para guiar os colaboradores.
- Capacitar a equipe sobre os novos padrões implementados.
- Monitorar periodicamente os processos para verificar a adesão às normas estabelecidas.
A Gesqual realiza auditorias completas do SGQ da sua empresa, oferecendo clareza sobre os pontos fortes e fracos, e orientando na adequação do SGQ às melhores práticas normativas para assegurar a conformidade em cada etapa operacional.
- Automação de Tarefas Tarefas manuais, especialmente aquelas realizadas repetidamente, estão entre as maiores fontes de retrabalho.
A automação não apenas reduz erros humanos, mas também proporciona maior agilidade e consistência nos processos.
Os passos recomendados incluem:
- Identificar atividades suscetíveis a erros ou repetitivas.
- Implementar ferramentas de automação, como sistemas ERP ou software SGQ.
- Integrar as soluções tecnológicas aos processos existentes.
- Monitorar os resultados da automação para avaliar sua eficácia.
A Gesqual oferece consultoria especializada que orienta organizações na implementação de soluções para potencializar seus resultados através da melhoria do SGQ. Nossa plataforma ajuda a gerenciar documentos, indicadores, não conformidades, riscos e outros pontos importantes do SGQ.
- Centralização da Informação A dispersão de dados e registros em diversas plataformas é uma barreira significativa para a eficiência do SGQ.
Quando informações essenciais não estão centralizadas, os colaboradores enfrentam dificuldades para localizá-las, o que aumenta as chances de erro e retrabalho.
Para centralizar dados de maneira eficaz siga os passos a seguir:
- Identifique os sistemas e locais onde os registros estão armazenados (planilhas, e-mails, arquivos físicos, etc.).
- Implemente uma plataforma única e integrada para gerenciar todas as informações do SGQ.
- Estabeleça controles de versão para evitar inconsistências.
- Assegure que as equipes tenham acesso rápido e seguro às informações em tempo real.
A Gesqual auxilia nesse processo, integrando todos os dados do SGQ em uma única plataforma, facilitando o gerenciamento e o acesso à informação de maneira organizada.
- Comunicação Eficiente A comunicação ineficaz entre as equipes pode resultar em mal-entendidos, execução incorreta de atividades e, consequentemente, retrabalho.
Um SGQ eficiente depende de canais de comunicação bem estabelecidos e práticas de compartilhamento de informações claras.
Medidas recomendadas incluem:
- Definir canais oficiais para comunicação interna.
- Realizar reuniões periódicas para alinhamento estratégico.
- Garantir que mudanças em processos ou normas sejam comunicadas com clareza.
- Disponibilizar manuais ou guias atualizados para consulta rápida.
- Gestão de Riscos e Não Conformidades A identificação e mitigação de riscos associados aos processos são essenciais para evitar retrabalho.
Da mesma forma, as não conformidades devem ser tratadas de forma sistemática, com ações corretivas e preventivas bem definidas.
Para uma gestão eficaz:
- Identifique os riscos mais críticos para o SGQ.
- Estabeleça controles e monitoramentos contínuos.
- Implemente sistemas para rastrear e corrigir não conformidades.
- Realize análises de causa raiz para prevenir recorrências.
A Gesqual oferece módulos para gerenciar riscos e não conformidades, permitindo uma abordagem organizada e integrada em todos os pontos mencionados.
- Monitoramento e Melhoria Contínua A melhoria contínua é o alicerce de qualquer SGQ eficaz.
O uso de indicadores de desempenho (KPIs) bem definidos e o monitoramento constante são indispensáveis para identificar oportunidades de evolução.
As estratégias recomendadas são:
- Defina KPIs relacionados ao retrabalho e à qualidade.
- Realize auditorias internas regulares para verificar a conformidade dos processos.
- Promova um ambiente colaborativo, incentivando a equipe a sugerir melhorias.
A Gesqual pode auxiliar no acompanhamento de métricas, realização de auditorias e implementação de melhorias de forma contínua e eficaz.
Dicas extras para implementação do SGQ Além dos pontos que citamos acima, separamos algumas dicas extras que, sem dúvida, irão transformar o seu Sistema de Gestão de Qualidade.
São elas:
- Use as ferramentas certas: a Gesqual oferece soluções robustas para atender a todos os itens deste checklist.
- Capacite um responsável: tenha uma pessoa ou equipe dedicada a executar e monitorar as ações propostas.
- Priorize o impacto: foque primeiro nas ações com maior impacto no curto prazo.
Com este checklist e as soluções da Gesqual, você estará pronto para minimizar erros, eliminar retrabalho e alcançar a excelência no SGQ em 2025.
Quer mais detalhes ou precisa de ajuda específica? Entre em contato com nosso time comercial!
